Ab 01.01.2025 kommt die E-Rechnung:
Zum 01.01.2025 führt der Gesetzgeber die Pflicht zur E-Rechnung ein. Alle Unternehmen müssen dann in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und zu speichern. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027.
Was ist eine E-Rechnung:
Die bislang gängigste Form eine Rechnung elektronisch zu versenden ist das PDF-Format. Dieses Format wie auch WORD oder EXEL Dokumente fallen nicht unter die E-Rechnung. Zum versenden solcher Dokumente wird ab 2025 eine Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigt.
Zukünftig werden sich die im öffentlichen Auftragssektor benutze X-Rechnung oder die ZUGFeRD Rechnung als gängigste Form der E-Rechnung durch setzen.
Das ZUGFeRD Format ist eine Kombination aus PDF und HTML Datei, die es ermöglicht ein Belegbild mit den integrierten Rechnungsdaten zu übermitteln und anschließend durch ein einheitliches Format in verschiedenen Softwarelösungen weiter zu verarbeiten.
Was Sie als Unternehmer ab 2025 tun müssen:
Als Unternehmer egal welcher Größe müssen Sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sein elektronische Rechnungen zu empfangen und für die erforderliche Aufbewahrungsfrist revisionssicher zu speichern.
- Empfang: Dazu reicht eine E-Mailadresse worüber Ihnen Mails mit den entsprechenden Anhängen zugehen können.
- Speicherung: Sie müssen die E-Rechnung speichern und so aufbewahren, dass Sie unveränderbar (revisionssicher) für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden können. Sollten in der E-Mail weitere Angaben zum Leistungsaustausch vorhanden sein ist auch diese zu speichern.
- Welche Medien Sie in Ihrem Unternehmen für die Speicherung nutzen, sollten Sie mit Ihrem EDV-Systempartner abstimmen.
- Dies können für Nostalgiker z.B. die CD-ROM, DVD-ROM oder Blu-ray Disk sein, soweit diese nur 1x beschreibbar sind.
- Aktueller sind dann schon SSD – oder CAS Festplattensysteme, bei denen nach der Speicherung keine Änderungen möglich sind oder diese aufgezeichnet werden.
- Verschiedene Softwareanbieter geben auch die Möglichkeit die Daten cloudbasiert und revisionssicher zu speichern und somit von jedem Ort aus abzurufen. Am besten gleich mit Anbindung zur Buchhaltungssoftware Ihres Steuerberaters.
Die Sicherung sollte spätestens mit dem Jahresabschluss / der Steuererklärung erfolgen. Zu empfehlen ist ein fester Turnus je nach Datenmenge oder Buchhaltung monatlich, im Quartal oder jährlich.
Werden die E-Rechnungen über eine Buchhaltungssoftware mit dem Buchungssatz verknüpft und festgeschrieben übernimmt die Software in aller Regel die Archivierung, so dass Sie lediglich die Daten der Software sichern und aufbewahren müssen.
Erstellung von E-Rechnungen
Ab wann Sie verpflichtet sind auch E-Rechnungen zu versenden können Sie dem Link oben entnehmen.
Egal welcher Termin für Sie die Deadline stellt. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Thema. Der Aufwand für eine Umstellung kommt eh und desto überlegter dies stattfindet desto entspannter ist es für Sie und die Mitarbeiter.
Eine Umstellung wird kurzfristig einige Zeit in Anspruch nehmen aber auf lange Sicht werden Zeit und Ressourcen eingespart.
Welche Software für Sie die richtige ist müssen Sie in Abstimmung mit den Mitarbeitern, die die Programme nutzen entscheiden. Eine Lösung mit Schnittstelle zur Buchhaltung, in unserem Fall zu DATEV, erspart auf lange Sicht zusätzlich Zeit und Kosten im Austausch mit Ihrem Steuerberater.
Weiterführende Informationen aus dem Netz:
Anbei verschiedene Links mit weiteren Informationen zum Thema E-Rechnung:
E-Rechnung kurz in einem Video erklärt